Dalam dunia bisnis, tentu kita sering kali mendengar istilah CRM. Namun, apa sih sebenarnya CRM itu? 

CRM atau Customer Relationship Management adalah sebuah platform digital yang mengorganisir, mengoptimasi, serta menyinkronkan semua aktivitas yang berhubungan dengan pelanggan. Termasuk mencatat kontak dan percakapan dengan pelanggan, mengelola prospek dan tugas tim, membuat laporan kinerja, dan sebagainya.

Utamanya, pengguna CRM adalah tim penjualan. Namun, CRM juga bisa mendukung departemen pemasaran dan layanan pelanggan. Karena semua data terkait pelanggan terkumpul dalam satu tempat, tim jadi bisa bertindak dengan cepat dan lancar dalam menjawab pertanyaan atau melakukan penjualan tambahan. Akibatnya, mereka memiliki peluang lebih besar untuk mengubah pembeli menjadi pelanggan setia.

Dalam perusahaan, kapan sih sebaiknya mereka menggunakan CRM? Yuk simak ulasan di bawah!

Waktu Terbaik Perusahaan Menggunakan CRM

Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan penggunaan CRM ketika mereka dalam kondisi berikut

1. Tidak dapat mengingat prospek dengan baik

Tanda pertama bahwa perusahaan kamu membutuhkan CRM adalah saat mereka mulai mengelola lebih banyak prospek dari apa yang bisa kamu ingat. Jika kamu merasa sering lupa untuk melakukan tindak lanjut dan kehilangan kesempatan kepada pesaing, maka sudah waktunya untuk mengambil langkah.

Dengan menggunakan CRM, saat kamu menambahkan prospek baru ke dalam siklus penjualan, kamu akan mulai membangun sejarah interaksi dengan mereka, menciptakan catatan lengkap tentang hubungan kamu. 

Pada saat yang sama, sistem CRM memungkinkan kamu untuk menetapkan tanggal tindak lanjut dan pengingat untuk setiap prospek sehingga tidak ada yang terlewatkan.

2. Berkomunikasi dengan banyak orang

Jika prospek dan pelanggan kamu berbicara dengan banyak orang dalam organisasi atau perusahaan, kamu mungkin kesulitan melacak semua informasi yang telah disampaikan selama siklus penjualan. Dengan CRM, kamu bisa memiliki riwayat interaksi lengkap dengan mereka, serta memungkinkan tim kamu untuk berkolaborasi secara real-time dan menetapkan tugas tindak lanjut, bahkan saat bekerja dari jarak jauh.

3. Beroperasi dalam Bisnis ke Bisnis (B2B)

Semua produk CRM utama dibangun dengan model data B2B, di mana Kontak (individu) terkait dengan akun (perusahaan yang kamu lakukan bisnis dengannya). Kamu bisa menggunakan sistem CRM B2B, seperti SpotlerCRM, untuk B2C (bisnis ke konsumen), tetapi itu tidak ideal, dan mungkin lebih baik menggunakan sistem manajemen kontak yang sederhana saja. Jika bisnismu beroperasi dalam lingkungan campuran B2B dan B2C, menggunakan CRM masih layak untuk investasi.

4. Memantau tim penjualan

Dalam perusahaan, kamu tentu ingin memastikan bahwa informasi mengenai prospek tim penjualan dapat terkendali. Ini berarti kamu bisa memantau aktivitas mereka dan memastikan bahwa jika mereka meninggalkan perusahaan, prospek penjualan mereka tetap terkelola dengan baik. Selain itu, sistem CRM juga akan memberikan gambaran tentang seberapa baik kinerja mereka dan nilai yang mereka berikan kepada bisnis kamu.

5. Memiliki siklus penjualan yang panjang

Siklus penjualan yang panjang bisa berlangsung selama beberapa bulan. Oleh karena itu, kamu mungkin lupa posisi setiap prospek dalam proses penjualan dan detail panggilan terakhir. Dalam hal ini, diperlukan sistem CRM agar kamu bisa dengan mudah melihat riwayat interaksi dengan pelanggan dan melanjutkan dari titik terakhir yang ditinggalkan. Jika terjadi pergantian personel selama proses, kamu tidak akan kesulitan memahami apa yang telah terjadi sebelumnya.

6. Menjalankan kampanye pemasaran

Apabila perusahaan kamu sedang menjalankan kampanye pemasaran melalui email untuk mengirimkan newsletter sederhana atau melakukan pemasaran tersegmentasi yang lebih canggih, maka sistem CRM akan membawa banyak manfaat. Pilihlah CRM yang memiliki alat pemasaran terintegrasi agar semua data kamu terpusat di satu tempat. 

Itu tadi adalah beberapa kondisi dalam perusahaan yang sebaiknya mereka menggunakan CRM dalam mengelola bisnis mereka. Karena bisa dilihat, bahwa CRM memiliki peran yang cukup penting dalam perusahaan, terutama dalam menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan.